De ROI groep heeft het beheer van de 1100 lease- en bedrijfsauto's van Essent onder z'n hoede gekregen. Een weldoordachte keuze, zegt projectmanager Hans Verweij namens het energiebedrijf. Na het aanbestedingstraject kwam ROI als beste uit de bus. De eerste ervaringen zijn bijzonder positief: "ROI heeft een pragmatische kijk op wagenparkbeheer."

Een paar maanden geleden waren Essent en ROI nog vreemden voor elkaar, maar inmiddels weten ze wat ze aan elkaar hebben. De eerste ervaringen zijn goed, de samenwerking verloopt prima. Hun wittebroodsweken willen beide bedrijven vooral gebruiken om een aantal processen nader op elkaar af te stemmen en de laatste puntjes op de i te zetten. ‘We zijn in december gestart met de uitvoering van ons implementatieplan', zegt Hilde Lammersen die namens ROI het project aanstuurde. ‘Het gehele implementatietraject nam vier maanden in beslag. Daarbij werden onder meer drie werksessies met het totale projectteam georganiseerd en vonden diverse 1-op-1 overleggen plaats met de afdelingen die direct bij het wagenparkbeheer zijn betrokken. Vooral de afstemming van het HR-proces en het financiële proces is cruciaal voor een goede uitbesteding van het wagenparkbeheer', aldus Hilde.

Pragmatische kijk
Voor ROI is wagenparkbeheer core business. ‘Die past prima in de filosofie van Essent Facilities', aldus Hans Verweij. ‘Na de afsplitsing van Enexis, vorig jaar, is ook de strategische keuze gemaakt om de inhoudelijke kennis van wagenparkbeheer in te kopen. En we weten dat de operationele aansturing van ons wagenpark beter aan een specialist kunnen overlaten. ROI heeft hiervoor de kennis in huis en een pragmatische kijk op wagenparkbeheer.' Essent blijft zelf sturen op strategisch en tactisch niveau en voert het contractmanagement op ROI en de onderliggende leasemaatschappij. Hans: ‘Dit komt overeen met het regiemodel waarvoor Essent Facilities heeft gekozen. Met ROI hebben we daarin een belangrijke stap gezet.'

Procesflows
Met 1100 auto's is Essent een grote ‘autoklant', zij het niet de grootste van ROI. Maar dat neemt niet weg dat het beheer van zo'n groot wagenpark een mooie uitdaging blijft. Hilde: ‘Een totaalbeeld van alle procesflows is essentieel. Het succes valt of staat bij een goede wisselwerking van gegevens. Hoe zet je de auto's in, wie rijdt in welke auto, hoe lopen de financiële en HR-processen?' Om te borgen dat de uitbesteding op rolletjes loopt en de processen gaan zoals ze moeten gaan, blijft een fleetmanager van ROI dedicated vier uur per week op locatie bij Essent in Den Bosch.

Verdiepingsslag
Voor de medewerkers van Essent hebben de veranderingen nauwelijks zichtbare impact gehad; een bewijs voor de goede samenwerking. ‘We hebben iedereen met een lease- of bedrijfsauto een brief gestuurd waarin we onze beweegredenen voor de uitbesteding hebben toegelicht en uitgelegd dat ROI er voortaan "tussenzit"', legt Hans uit, die blij is met de goede samenwerking. En die smaakt naar meer, want als het aan Essent ligt, volgt er nog een verdiepingsslag. Hans: ‘Uiteindelijk willen we naar een nog slimmer wagenparkbeheer en -beleid. Ook daar zitten we met de ROI-medewerkers op één lijn en laten we ons graag verder door hen adviseren.' Hilde kan zich daarin vinden: ‘Wij begrijpen de interne processen van onze klanten. Bij een uitbesteding moet een bedrijf één keer investeren in kennisoverdracht, maar daarna levert het grote voordelen op voor de klant.'