"De belangrijkste meerwaarde van de Micpoint voertuigvolgsystemen bij BAM Techniek ligt in het fiscale aspect van de bedrijfswagens", vindt Erik Plug, Controller BAM Techniek Regio Midden en Fleetcoördinator voor geheel BAM Techniek. "Het bedrijf kan de bestuurders controleren op privégebruik en de bestuurders hebben zonder dat het bedrijf meekijkt, tegelijkertijd een fiscaal-proof ritrapportage tot hun beschikking."

Met de keuze voor MicPoint als voorkeurleverancier voor voertuigvolgsystemen heeft BAM de instrumenten in handen gekregen voor optimalisering van bedrijfsprocessen, wagenparkbeheer en aanverwante fiscale zaken. Micpoint's M-Tracer wordt in combinatie met MOTS webapplicatie bij verschillende werkmaatschappijenvan BAM op eigen wijze ingezet.

"Elke werkmaatschappij van de BAM Groep heeft zijn eigen behoefte gezien de aard van de werkzaamheden en de processen. BAM Wegen dringt o.a. door de draaiurenrapporten de kosten van onderhoud van asfaltmachines aanmerkelijk terug, BAM Rail en BAM Materieel traceren locomotieven en wagons respectievelijk kranen en steigers en BAM Techniek controleert haar uitgebreide wagenpark."

En de systemen gaan steeds meer onderdeel uitmaken van de bedrijfsprocessen om het rendement te optimaliseren. "Vandaar de intentie bij BAM Techniek om de meerwaarde van de voertuigvolgsystemen t.b.v. optimalisering van de service verder te onderzoeken."

Wagenpark

Erik is verantwoordelijk voor het gehele wagenpark van BAM Techniek Er zijn tien vestigingen verspreid over Nederland. Met de personenauto's die op basis van secundaire arbeidsvoorwaarden ter beschikking gesteld worden, wordt doorgaans ook privé gereden en daarvoor geldt dus de gebruikelijke bijtelling.

"Daarenboven rijden er 425 auto's in het groen, waarvan meer dan 250 op grijs kenteken. Met de gele kentekens, Ford Focus Wagon of Renault Megane Estate , mogen de bestuurders privé rijden. Als ze toch met een eigen auto privé willen rijden, krijgen ze van ons ook een Micpoint systeem om de ritten te registreren. De groep grijze kentekens krijgt in principe allemaal een Micpoint systeem aan boord. Daar mag sowieso niet privé in gereden worden!"

Van oudsher was het wagenpark uitgevoerd met blackbox systemen om ritregistratie te doen. "De blackboxen zijn niet voldoende voor de Belastingdienst om aan te tonen dat er niet meer dan 500 kilometer privé is gereden. Er worden uitsluitend verreden kilometers en reistijd geregistreerd en de verdere ritregistratie wordt met een speciaal rittenboek op papier gedaan. Ook al omdat de blackbox technisch verouderd is, wordt dit systeem gefaseerd vervangen door de Micpoint voertuigvolgsystemen."

Elegante oplossing

"In het verleden is met de OR van BAM Techniek afgesproken dat we bij puur zakelijke rijders een controleslag mogen maken m.b.t. privé rijden en excessief gebruik - de reden waarom de blackbox ingebouwd was. Dit soort regels is opgenomen in ons handboek secundaire arbeidsvoorwaarden. Die gegevens werden vergeleken met de urenverantwoording.

Heeft bijvoorbeeld een monteur zaterdagavond inderdaad storingsdienst gereden? Bij de invoering van de Micpoint systemen bleek de centrale OR van de BAM Groep dit toch te veel inbreuk op de privacy te vinden waarop de verschillende werkmaatschappijen hun eigen plan mochten trekken. BAM Techniek heeft controle en in standhouding van de privacy kunnen combineren met een fiscaal-proof ritregistratie! Het is nu zo ingeregeld dat als er een nieuwe auto de weg opgaat, Micpoint het aanspreekpunt is.

De wagenparkbeheerder stuurt een mail naar Micpoint om de auto en het kenteken aan te melden. Dat wordt door Micpoint in de database ingevoerd waarop men de handleiding en een inlogcode naar het privéadres van de bestuurder stuurt. Deze moet zelf in de database aangeven wat privékilometers zijn geweest en desgewenst een ritrapportage bij Belastingdienst overleggen."

Een ritrapportage die inmiddels geheel fiscaalproof is, nadat Micpoint recentelijk in overleg met de Belastingdienst software heeft toegevoegd. De registratie is al met terugwerkende kracht tot 1 jan van dit jaar bijgewerkt en zal uiteindelijk ook 2009 omvatten.

"We hebben op dit moment geen signalen dat de Belastingdienst iets anders eist dan die registratie. Iets dat overigens wel al te makkelijk vergeten wordt, is dat de Belastingdienst desgewenst de zakelijkheid van ritten wil controleren. De locatiepunten bijvoorbeeld. Daartoe kan aanvullend materiaal opgevraagd worden. Onder meer agenda's, urenregistraties of kilometerstanden bij garages. Dit laatste overigens ook als eikpunt voor het verschil tussen de kilometerteller in de auto en de GPS-stand die onherroepelijk van elkaar af gaan wijken. Reden waarom een bestuurder op bepaalde momenten moet kalibreren, de kilometerstand aanpassen. De Belastingdienst heeft daar normen voor, 5% verschil is acceptabel naar ik meen. Een GPS ritregistratie geeft immers weinig gelegenheid voor manipulatie."

Micpoint levert de rapportages zonder zichtbare locaties aan bij de beheerders cq controllers. "Zij hebben dus een rapportage met alleen reistijden en verreden kilometers en kunnen aan de hand van de urenverantwoording controleren op afwijkingen. We willen immers alleen maar weten of hij privé heeft gereden en controleren op kosten. Bovendien voorkomen we zo tegelijkertijd dat iemand later in de problemen komt. De bestuurder zelf krijgt een account op de echte database en kan dus zijn eigen hele fiscale rapportage uitdraaien."

Als bedrijf

"Twee jaar geleden hebben we nog een aanvullende regel ingesteld, omdat een verklaring nietprivé niet voldoende is, wanneer de werkgever had kunnen weten dat er toch privé gereden is. In dat geval wordt de werkgever alsnog aansprakelijk gesteld. Als iemand bijvoorbeeld in het buitenland tankt, dan hadden we kunnen weten dat er privé mee gereden wordt! Voor ons dus ook zaak om werknemers op hun verantwoordelijkheid aan te spreken. De consequentie van ‘betrapt' worden is niet gering! Een naheffing en boete waarop de auto ook alsnog in de loonadministratie wordt betrokken."

BAM Techniek loopt overigens niet weg voor de eventuele consequenties voor de bestuurder. "Dat is een belangrijk punt want als een monteur last krijgt, krijgen wij dat op een of andere manier ook. Daarom controleren we vanaf de zijlijn op gedrag en als iemand consequent privékilometers zou rijden, wordt hij daarop aangesproken.

Bij herhaling treedt zelfs een boetestelsel in werking, dat is allemaal in het handboek secundaire arbeidsvoorwaarden opgenomen. Uiteindelijk kan het zelfs tot ontslag leiden. Op deze manier komt een bestuurder niet snel in de problemen en hebben wij daardoor aan de fiscale kant minder te doen. We hebben het weliswaar allang in het handboek secundaire arbeidsvoorwaarden staan, maar als je iemand in een auto zet, moet je ook als bedrijf je verantwoordelijkheid nemen.

Sinds 2009 zijn de meeste auto's uitgevoerd met de Micpoint systemen en is er een hele instructie daaromheen op de rit gezet." Meerwaarde Naast de fiscaliteit en de controle wil BAM Techniek onderzoeken hoe de Micpoint systemen nog beter te benutten. "We hebben een aantal auto's voor servicedoeleinden in een pool en het is vrijwel niet bij te houden wie er allemaal in gereden heeft. Het voornemen is om te onderzoeken of bestuurders en bijrijders zich met een button aan zouden kunnen melden. Dan is namelijk altijd bekend wie er wanneer in gereden heeft.

Naast fiscale voordelen staat dan ook meteen vast wie die boete voor te snel rijden mag betalen", lacht hij. "Door de communicatiemogelijkheden van de voertuigvolgsystemen is het ook interessant om te onderzoeken of er een optimalisering van de planning mogelijk is. Als je weet waar een monteur is en welke competenties hij heeft (red: vergunningen diploma's etc), dan weet je ook wie welke klussen aankan en daarvoor beschikbaar is op een bepaald ogenblik.

Bij klanten met een landelijke dekking als Hema en Prologis zou je dan ook gemakkelijk monteurs uit andere regio's kunnen inzetten. De monteur stapt in de auto, accepteert de opdracht en volgt de navigatie die al vanaf kantoor is ingesteld. De monteurs die privé met geel kenteken rijden zouden dan een voertuigvolgsysteem in de auto nodig hebben. We moeten ze immers wel kunnen vinden! Wanneer dat vergezeld zou gaan met een schakelaar voor privé-zakelijk, dan blijven ze privé geheel buiten beeld!"